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テレビ会議ツールの Cisco Webex Meetings を授業で使う時の、大まかな使い方を説明します。Cisco Webex Meetings では個人アカウントでLTI 連携を使えません。ここでは、連携をしないで会議URLをWebClassで学生に案内する利用法の一例について説明します。
WebClassと連携して動くわけではないので、複数のコースを運用している場合などで特に、会議のURLの管理と案内を工夫していただく必要があります。
利用するための流れとしては以下となります。
- 先生が Cisco Webex Meetings で授業用の会議を用意する
- WebClass のそれぞれのコース上で Cisco Webex Meetings の会議を資料教材で学生に案内する
- 学生は Webex Meetings のアプリで参加する
会議URLの案内方法は色々考えられますが、資料教材としてコースにおいておくのが、学生もいつでも同じ場所で確認できて混乱がないと思います。
Cisco Webex Meetings でのミーティング設定
まず、Cisco Webex Meetingsでミーティングをスケジュールします。
1. スケジュールはアプリでなくブラウザを開いて設定します。アプリでスケジュールをクリックした場合も、ブラウザが開かれます。
(アプリから開いた場合は手順3まで飛んでください)
次のアドレスからWebex Meetingsにログインしてください。
https://signin.webex.com/collabs/
次の画面が開きます。
2. 「スケジュールする」をクリックします。
3. まず「ミーティングの議題」を入力します。
4. 講義の「日時」の欄をクリックして日時を設定してください。なお、デフォルトではタイムゾーンが「クアラルンプール、シンガポール」となっています。「UTC+09:00 大阪、札幌、東京」を選択して、日本時間となるよう注意してください。
5. 「出席者」には出席者のメールアドレスを入力しますが、今回は出席者にメールではなくWebClass内の教材でミーティングへの参加を通知するので、入力は必要ありません。
6. 「詳細設定を表示する」をクリックすると、3つの項目が出てきます。そのうち「スケジューリングオプション」をクリックすると次のような表示が出てきます。
7. 以下を参考にスケジューリングオプションを設定してください。
「アカウントの要求」 個人アカウントの場合設定非推奨です。学生が会議に入れなくなります。
「パスワードを含めない」 パスワードも含んだURLを案内して参加してもらうので、この設定はでどちらでも構いません。
「主催者より先に参加」 これは任意で設定してください。5-10分前から設定しておくと学生が待機しやすくなります。
「登録」 今回は繰り返しされる会議の設定ですので、関係ありません。
「リマインダメール」 これは、主催者のみにメールが送信されます。招待されたメールアドレスには届きません。先生が自分のメールアドレスに送信したい場合は任意の時間を、そうでない場合はなしを選択してください。
8. 「出席者の権限の編集」をクリックすると次のような表示が開きます。
以下を参考に出席者の権限を設定してください。
「出席者リストの表示」をオフにすると、学生は他の参加している学生を認識できなくなります。
「デスクトップのリモート操作」も念のためオフにしておきます。
「次の相手とのプライベートチャットに参加します」では、どの参加者同士がチャットできるかを示しています。ミーティングルームで起こったこと全てを先生が見通せる仕組みにするため、プレゼンタおよび他の参加者はオフにしておきます。
9. 設定を終えたら「OK」をクリックします。
10. 全ての設定を終えたので、「スケジュールする」をクリックします。ここで、Cisco Webex Meetingsでの設定が完了しました。
11. 画面が変化しない場合、ブラウザをリロードします。もしくは、「ミーティング」→「設定したタイトル」をクリックします、
次のような画面を表示します。
12. 設定したミーティングが確認できます。
学生にはミーティング情報欄の「ミーティングリンク」および「ミーティング番号」をWebClassで通知し講義を行います。
カーソルで囲ってコピーしてください。
注意点
- タイムゾーンを設定したのにシンガポール表記になってしまっていても、アプリ上では修正されているので問題ありません。ウェブサイトの左サイドバーの「基本設定」からタイムゾーンを変更するとデフォルトを日本時間に設定することができます。
-
「繰り返し」をオンをすると、変更を加えなければ「ミーティングリンク」「ミーティング番号」が変わらない状態でミーティングを常に開催できます。
- 操作によっては用意したミーティングのURLが変わってしまうのに注意してください。
- 例えば、週1の講義の場合「繰り返しの単位」を週単位、「繰り返しの頻度」を1週ごと、「繰り返しの終了」に講義の回数を入力できます。
- 「ミーティングリンク」および「ミーティング番号」は、繰り返しのミーティングの場合、設定の変更をしない、もしくは「シリーズ全体を編集する」で編集をした場合変わらないので、一度学生に通知してしまえば再通知の必要はありません。「このミーティングのみ編集する」にて編集を行うと、変更されてしまう恐れがあるので、設定を変更する際はご注意ください。なお、繰り返しでないミーティングは、設定を変更しても一度確定した「ミーティングリンク」および「ミーティング番号」は変更されません。
- Webex MeetingsはZoomと違って、繰り返しのミーティングルームでは時間設定外でもいつでも会議が始められる仕組みのようです。設定を変更せずとも、先生が学生に知らせたURLでミーティングを始めればいつでも講義ができそうです。（この記事が書かれた時点での仕様です）
WebClass上で Webex Meetings 会議の案内
Cisco Webex Meetingsでの「ミーティングリンク」および「ミーティング番号」をWebClassで学生に通知しましょう。
今回は、教材一覧に教材を作成し、学生に通知する方法をご紹介します。
次のリンクも参考にしてください。資料・動画を公開する
1. WebClassでミーティング講義を登録した科目のコースを開きます。
2. 「教材」→「教材を作成する」をクリックします。
3. 「資料」をクリックします。
4. 「タイトル」を入力して、「資料作成:ページ編集」をクリックします。
5. ポップアップが出るので、「OK」をクリックします。
6. 「テキスト」に、先ほどCisco Webex Meetings上でコピーした「ミーティングリンク」および「ミーティング番号」の内容をペーストし、「保存」をクリックします。
7. ページプレビューが更新されたのを確認したら、「変更を保存して終了」をクリックします。
ここで、教材が完成しました。
8. 内容の確認のため、タイトル(ここでは映像講義のURL)をクリックします。
9. テキストに入力した内容が反映されているのが確認できます。
10. 実際にリンクを踏むと、別ウィンドウが開き、次のような画面に移動してミーティングルームに入れます。ブラウザでも開ますが、アプリで開くことを推奨します。
注意点
- 先生も学生も、ミーティングにはブラウザでなくアプリで参加されることをお勧めします。アプリの方が利用可能な機能が多いです。
- 先生がCisco Webex Meetingsでミーティングを開始される時、入室した時点でメニューバーの「参加者」→誰でも共有可をオフにしておく設定をお勧めします。これがオフにされてないと、参加者リストを誰が閲覧可能か、誰にチャットを送ることが可能か、などの設定を主催者以外が行えてしまう方法があります。この設定は会議の事前に設定ができないので、ご注意ください。
- 学生はログインした状態ではなく(大学ドメインを支給されていない場合)、メールアドレスと名前のみを入力して入室します。そのため、前もって本名表示を義務付ける旨をミーティングリンク/ミーティング番号などとともに記載しておくと、誰が入室しているのか確認しやすくなります。
- 出席の確認には、WebClassの出席機能が利用できます。WebClassの出席機能については、こちらのページに詳細があります。 出席確認する
- 会議開始以前に設定することはできませんが、開始後には「ミーティングのロック」機能が使えます。これをオンにしますと、主催者である先生が許可しなければ入室できなくなります。出席確認に役立つほか、先生の認知しない人物を弾くことができます。